Support

Op deze pagina vindt u informatie over de werkwijze van de inhuurdesk en staan antwoorden op veel gestelde vragen. Mocht u daarnaast behoefte hebben aan direct contact wilt met de inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Klachtenprocedure

Een klacht?
Procespartner van de inhuurdesk van Domesta is p-OurDesk, die diverse organisaties ondersteunt bij de inhuur van flexibele arbeid. Het beheer van de inhuurdesk heeft p-OurDesk uitbesteed aan Staffing Management Services. De medewerkers van p-OurDesk doen dit met kennis van zaken, vol enthousiasme en volgens afspraak met de opdrachtgever. Een goede dienstverlening staat voor p-OurDesk voorop, we streven naar optimale tevredenheid van opdrachtgever, interim professionals en leveranciers. In de meeste gevallen lukt dat. Er kunnen echter situaties ontstaan waarin u vragen en/of problemen heeft of ontevreden bent over onze dienstverlening. Hieronder leest u stapsgewijs hoe te handelen bij vragen, problemen en/of klachten.

Vragen en problemen
Een eerste stap: neem contact op met onze afdeling support. De support afdeling is er om opdrachtgever, interim professionals en leveranciers te ondersteunen bij het gehele inhuurproces van aanvraag t/m uitbetaling. Uw vraag of probleem wordt in ons ticketsysteem geregistreerd en -indien mogelijk- direct beantwoord en/of opgelost. Mocht uw vraag of probleem niet adequaat worden afgehandeld, dan kunt u gebruikt maken van onze klachtenprocedure.

Hoe dient u een klacht in
U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail (klacht@p-ourdesk.nl) indienen bij:
Kwaliteitsmanager van p-OurDesk
Postbus 61216, 3002 HE Rotterdam
Binnen twee werkdagen verstuurd de kwaliteitsmanager een ontvangstbevestiging van uw klacht. De ontvangstbevestiging bevat naast de geregistreerde klacht ook de informatie over de wijze van afhandeling.

De gang van zaken na ontvangst van uw klacht
In eerste instantie zal de leidinggevende van de afdeling support worden betrokken om de klacht in behandeling te nemen. Deze neemt zo snel mogelijk contact op met de indiener van de klacht om tot een gepaste oplossing te komen. p-OurDesk streeft ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld. Nadat een klacht is afgehandeld wordt dit altijd via een afhandelingbrief/-mail kenbaar gemaakt aan de indiener en de kwaliteitsmanager. Als u bezwaar heeft tegen de wijze waarop de leidinggevende de klacht heeft afgehandeld, kunt u na ontvangst van de afhandelingsbrief/-mail alsnog contact opnemen met de kwaliteitsmanager.

Betaalkalender

Uren, facturen en uitbetalen
Houdt u aan de betaalkalender voor tijdige uitbetaling!

Via de inhuurdesk wordt maandelijks gefactureerd aan de opdrachtgevers. Alleen opdrachten waarvan de uren van de gehele maand zijn goedgekeurd worden gefactureerd. Om te zorgen dat de leveranciers tijdig worden uitbetaald zijn de volgende stappen nodig.

A) Zorg dat voor aanvang van de opdracht alle gegevens compleet zijn:

  • 1. Opdracht accepteren: De manager en leverancier / zzp-er moeten beiden de opdracht in het systeem accepteren.
  • 2. Digitaal dossier; de leverancier /zzp-er moet tijdig de gevraagde documenten accepteren en uploaden. Als het dossier niet compleet is, kunnen er geen uren worden geregistreerd.
  • 3. Leveranciersgegevens / gegevens van de zzp-er; Voor het opstellen van de facturen dienen alle noodzakelijke gegevens te zijn ingevuld (facturatie,- en bankgegevens).

B) Zorg voor tijdige urenregistratie en accordering
Als de opdracht is begonnen moeten, vóórdat er een factuur kan worden opgemaakt, de uren worden geregistreerd en goedgekeurd. Om zorg te dragen voor tijdige uitbetaling is het van belang dat de betrokkenen zich houden aan de aangegeven betaalkalender voor de volgende stappen:

  • 1. Registreren uren; als flexkracht of leverancier bent u ervoor verantwoordelijk dat u uw uren tijdig en wekelijks online registreert. Dit moet zo snel mogelijk na afsluiting van de week worden gedaan (uiterlijk de maandag na afsluiting van de week).
  • 2. Accorderen van de uren; De manager is ervoor verantwoordelijk dat de uren tijdig worden geaccordeerd; bij voorkeur wekelijks direct nadat deze door de manager zijn geaccordeerd.

Voor de opdrachten waarvan alle uren voor de betreffende maand zijn goedgekeurd, zet de inhuurdesk de facturen klaar. De uren zullen dan de status ‘verwerkt’ krijgen. De leverancier moet de factuur controleren en voor de koppeling met zijn administratie een eigen factuurnummer invoeren.
Na ontvangst van de facturen betaalt de opdrachtgever binnen 30 dagen uit. De inhuurdesk streeft ernaar om dit te verkorten, zodat leveranciers de factuur van maand x binnen één maand krijgen uitbetaald.
Voorwaarde om dit te realiseren is dat alle betrokkenen zich aan de onderstaande betaalkalender houden.

Klik om te vergroten!

Hoe werkt de inhuurdesk

Inschrijving
De Inhuurdesk biedt iedere leverancier gelijke kansen op het verkrijgen van een ‘aanvraag’ (een opdracht, die door Domesta wordt gepubliceerd). Deelname aan de Inhuurdesk betekent dat u deelneemt aan aanbestedingstrajecten. Via het (digitale) inschrijfformulier kunt u zich (als leverancier of zzp-er) inschrijven voor onze Inhuurdesk. U geeft bij inschrijving aan voor welke vakgebieden u de (offerte)aanvragen wilt ontvangen. Na bevestiging van uw inschrijving ontvangt u per e-mail offerteaanvragen.

Een aanbieding doen (een offerte indienen)
U logt in en dan vindt u een uitgebreide omschrijving van de aanvraag, de gunningcriteria die gehanteerd worden en de procedure. Bij interesse kunt u een aanbieding doen (een offerte indienen). Uw aanbieding wordt door Domesta beoordeeld. U ontvangt per e-mail een afwijzing of een uitnodiging voor een nadere kennismaking.

Fee
p-OurDesk brengt u als leverancier / zzp-er een fee in rekening. Deze fee wordt ingehouden op het bedrag dat u van Domesta ontvangt. P-OurDesk dekt uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Lees meer over deze fee bij de vraag ‘Waarom wordt er door de Inhuurdesk een fee in rekening gebracht?’

Vragen stellen

Bij iedere (offerte)aanvraag heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Dit doet u digitaal. Telefonisch wordt geen informatie verstrekt. De antwoorden op alle gestelde vragen worden per opdracht gepubliceerd via (het platform van) de Inhuurdesk. Op deze manier kunnen wij garanderen dat iedere aanbieder ( leverancier cq zzp-er) toegang heeft tot dezelfde informatie. Een aantal dagen na publicatie van de aanvraag wordt de mogelijkheid tot het stellen van vragen gesloten. De exacte sluitingsdatum voor het stellen van vragen vindt u bij de aanvraag. Na deze datum is het niet meer mogelijk om vragen te stellen.

Niet op tijd indienen

Als de termijn voor het indienen van aanbiedingen (offertes) is verstreken, kunt u geen aanbieding meer doen. Met het oog op de aanbestedingsregels kunnen wij hierop geen uitzondering maken.

Reactie op ingediende aanbieding (offerte)

Bij de ‘opdrachtinformatie’ treft u een planning met daarin de verwachte datum van terugkoppeling. Wij stellen u via e-mail op de hoogte van de gunning of afwijzing.

Bekendmaking gunningen

Alle uiteindelijke gunningen worden openbaar gepubliceerd op de Inhuurdesk website.

Wat gebeurt er na gunning

Na gunning wordt de opdracht in de (digitale omgeving van) de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u de uren die u voor de opdracht maakt registreren. Dat gebeurt in de Inhuurdesk. De opdrachtgever dient de uren te accorderen voordat u de factuur online kunt opmaken en indienen via de Inhuurdesk. Wanneer u uw factuur in het systeem opmaakt, maakt het systeem gelijktijdig een factuur aan voor de dienstverlening van de Inhuurdesk.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)

U dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen aan Domesta. Voor externen geldt bij inhuur langer dan drie maanden dat een VOG is vereist. Na gunning dient u een (ingevuld) aanvraagformulier bij uw leidinggevende (of direct bij de afdeling P&O) binnen Domesta op te vragen. Met dit aanvraagformulier kunt u bij uw eigen gemeente een VOG aanvragen. Voor de aanvraagprocedure bij uw eigen gemeente dient u rekening te houden met een periode van 4 tot 6 weken. Indien 6 weken na aanvang van de opdracht geen VOG is overlegd aan de inhuurdesk, wordt de betaling van nieuwe facturen uitgesteld en is Domesta gerechtigd de opdracht-overeenkomst te beëindigen. Voor enkele functies is een VOG voordat de werkzaamheden aanvangen vereist, hierover wordt u tijdens het intakegesprek nader geïnformeerd.

Betaling van de factuur

De Inhuurdesk heeft voor de betalingen aan de leverancier cq zzp-er een kassiersfunctie. Nadat de leverancier cq zzp-er zijn factuur in de omgeving van de Inhuurdesk heeft opgesteld, levert de Inhuurdesk de opgemaakte factuur voor de verrichte opdracht(en) aan bij de opdrachtgever ( Domesta). De facturen staan op naam van de leverancier cq zzp-er in het gewenste factuurformat van Domesta. Domesta stelt het geld aan de Inhuurdesk beschikbaar voor de betaling aan de leveranciers cq zzp-er. Zodra dit gebeurt, draagt de Inhuurdesk binnen drie (3) werkdagen zorg voor de betalingen aan de leverancier cq zzp-er. Bij uitbetaling (aan de leverancier cq zzp-er) wordt de factuur van de inhuurdesk direct in mindering gebracht.

Waarom brengt de inhuurdesk een fee in rekening

Om rechtmatige inhuur te garanderen, moeten zowel Domesta als de leverancier*s* zich houden aan vastgestelde procedures en handelingen. Domesta heeft ervoor gekozen de gehele inhuur van externen te laten verlopen via een Inhuurdesk. Dit biedt aan zowel Domesta als leverancier*s* veel voordelen.

U kunt zelf in het systeem uw factuur aanmaken. Dit doet u nadat u uw gewerkte uren heeft ingevoerd èn deze zijn geaccordeerd door de verantwoordelijke manager van Domesta. U factureert uitsluitend de geleverde diensten tegen het overeengekomen tarief bij gunning.

Op het moment dat u de factuur voor gewerkte uren aanmaakt, wordt automatisch een factuur p-OurDesk gegenereerd. Deze factuur geeft de inhouding weer die p-OurDesk in rekening brengt voor de door hen geleverde diensten. De betalingen van uw factuur voor de geleverde diensten aan Domesta vindt plaats onder verrekening van de factuur van p-OurDesk. Met andere woorden: p-OurDesk brengt de vergoeding voor de door hen geleverde diensten in mindering op de uitbetaling van uw factuur. U kunt beide facturen (die betreffende de door u gewerkte uren en die van p-OurDesk) in pdf opslaan en printen voor uw eigen administratie.

De voordelen van de inhuurdesk voor u als leverancier* zijn:
- Er ontstaat een transparante markt met inzicht in vraag en aanbod;
- U kunt zonder complexe aanbestedingen direct in aanmerking komen voor een opdracht;
- U heeft altijd rechtstreeks een contract met Domesta, zonder tussenkomst van intermediairs;
- U bent altijd in beeld bij Domesta, u ontvangt altijd alle relevante aanvragen.

Het inhuurproces wordt sterk vereenvoudigd doordat:
- U als leverancier* slechts één keer uw gegevens hoeft in te voeren;
- U direct alle aanvraag- en beoordelingscriteria ziet;
- Er sprake is van een eenduidig en transparant selectieproces;
- Er altijd terugkoppeling inzake gunning of afwijzing plaatsvindt;
- De facturering eenvoudig en snel geregeld is.

Deze voordelen kunnen alleen worden gerealiseerd door het in werking stellen van een actuele Inhuurdesk, waarbij het gehele (administratieve) proces zorgvuldig en professioneel geregeld. Hierbij heeft Domesta bewust de keuze gemaakt dit proces uit te besteden aan een externe partij (p-OurDesk). Omdat de werkzaamheden van de Inhuurdesk noodzakelijk zijn om inhuur ook in de toekomst op een verantwoorde wijze te organiseren en de Inhuurdesk ook voor u als leverancier* voordelen biedt, wordt de leveranciers* een fee in rekening gebracht. De fee die u als leverancier* betaalt, betaalt u aan p-OurDesk. Zij dekken uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Ook is er een helpdesk waar u als leverancier* terecht kunt voor support en ondersteuning.

*Met leverancier*s wordt hier ook bedoeld zzp-ers / freelancers etc.